蔡籐雄先生服務本會期間紀要
口述人:蔡籐雄
民國87年1月16日,蔡籐雄先生從國防部軍情局少將副局長轉任輔導會秘書室主任秘書,91年4月1日榮升副秘書長,92年7月1日薦派會屬榮僑投資公司董事長,辦理公職退休。蔡先生任主任秘書4年多的時間裡須常與各處溝通協調,對各處業務都很熟悉,後來升任副秘書長,雖為督導角色,但因法律人出身背景,又有數十年工作經驗,有關法律相關問題,各單位同仁均向其請益。對他而言,無論擔任何種職務,在工作執行與督導方面,都能順利推動。 辦理會屬機構史蹟館評鑑 蔡先生在主任秘書任內對輔導會史蹟保存投注甚多心力,期望能夠
妥善保存史蹟文物。蔡先生歷任四位主任委員─楊亭雲先生、李楨林先生、楊德智先生及鄧祖琳先生,其中楊主任委員亭雲曾是蔡先生在軍中追隨過的長官,相知甚深,他對於史蹟保存工作十分重視。蔡先生到職後,即開始規劃成立史蹟館,每個會屬機構都要設置一個,並辦理評鑑。蔡先生指出,當年榮民保衛臺灣作戰、參與經濟建設,在物資極度匱乏、環境十分惡劣的情況下,甚至冒著生命危險完成各項艱鉅任務,對臺灣政治安定、促進經濟發展、社會民主進步貢獻甚大,實非現今青年晚輩所能體會的。評鑑期間,蔡先生每每看到這些榮民在過去艱苦奮鬥歷程所留下來的文物,史跡斑斑彌足珍貴,感觸良多。如今這些榮民自工作崗位退休後,年歲日長、身體漸弱,已屬社
會弱勢族群,政府確實應該崇功報勳,用心維護保存,以為後進之師。 建立完善檔案管理制度 蔡先生擔任主任秘書時到會屬機構督導,發現會屬機構檔案資料整理不完備,有找不到資料的情況。因而建議長官,要求各會屬機構設置專職檔案管理人員,建立完善檔案管理制度。蔡先生表示,會本部在檔案管理方面做得不錯,但在分類上尚須加強,當時會內檔案分類是以年份來區分,年度內各單位所有檔案皆歸檔在一起,造成資料雜亂不易 調閱。同時蔡先生也發現到,本會檔案庫無空間供保存裁撤會屬機構檔案,便要求檔案室規劃獨立的空間,將存放該會屬機構檔案的位置獨立出來,並制定相關檔案管理機制,任何人要調閱檔案需登記,以防檔案
遺失或資料外洩情況發生。此外,輔導會檔案雖有良好的獨立儲存空間,但因檔案數量極大,占據很大的空間,因而開始建立檔案電子儲存與已過保管期限文件銷毀作業,一方面節省空間,另一方面檔案若有遺失還有備份資料留存;也因為電子化作業的建立,節省製作索引的時間。他認為,任何一份文件都必須重視,也必須依照規定定期清理檔案,即可提升會本部及會屬機構資料保存之妥適性,同時在公文調閱上增加了便利性,讓檔案管理制度步上正軌。 重視歷史傳承 蒐編史政資料 向來對榮民歷史保存有著強烈使命感的蔡先生,在主任秘書任內編纂導向與溝通、大事記、輔導工作紀要及榮民服務白皮書等工作,以保存史料。所謂「導向與溝通」
,就是將主任委員在各種重要會議的講話內容,詳實記錄彙集成冊,以留存主任委員推動會務之政策指導過程,同時也可看出同仁在執行過程中,所付出之心力與所獲得之成果。此外,「輔導工作紀要」係針對輔導會重要會議紀錄、人事更迭及重大活動等予以詳實紀錄。原本計畫每5年彙編一次,但蔡先生發現從78年起沒有續編,因此著手籌劃第8輯的資料蒐集、編撰,先後完成第8、9、10等3輯「輔導工作紀要」補編工作,使本會史料保存能持續傳承,而「榮民服務白皮書」是一本彙集輔導會數十年來從創立、成長、發展的艱辛史蹟及施政成果之重要史書,蔡先生談到為編撰此書,與承辦同仁同甘共苦,從訂定編撰計畫到蒐集、整理文件、照片等史料,將近一年的
時間,日以繼夜到最後彙編定稿、簽核、印製出版,完成輔導會第一本白皮書,言談之間頗有榮焉。 復辦年終檢討會 增進意見交流 輔導會「年終工作檢討會」是一個能夠讓各單位主管溝通協調、提出建言、彼此經驗交流的最佳場所,但蔡先生就任主任秘書時已停辦多年。因此他向主任委員建議先依會屬機構類型分別召開年終工作檢討會,最後再由秘書室彙整各類會議資料,召開全會年終工作檢討會,因而歸納出的許多建言,這對往後會務的推展,有很大的幫助。 因應政府政策 推動組織再造 蔡先生在任職主任秘書期間,適逢政府推動組織再造,也就是精簡中央政府各部會組織,其中包含員額的裁減,並有將輔導會裁撤
或合併到國防部的議案,造成全會同仁的不安,於是在楊主任委員德智指導下,各單位開始展開多項具體規劃工作,包括:(1)蒐整世界各國退伍軍人組織及相關照顧措施,做為制度修訂參考。(2)參加相關機關舉辦之「政府再造公聽會」,說明本會之功能與必要性。(3)出席「全國社會福利會議」,區隔社會福利與崇功報勳的差異性,並積極與政府有關部會展開溝通,最終目標便是希望保存輔導會,並能改組為「退伍軍人事務部」。此期間召開多次專案會議,檢討內部各單位之裁併事宜;最後終於取得各界認同,證明輔導會有存在之必要,但礙於政府員額規定限制
,蔡先生猶記得全會總計裁減近5千人,所幸相關配套措施規劃得宜,讓會務推動未受到太大的影響。 此外,輔導會過去原編制有三個甄選委員會,分別負責高階、中階、低階人事甄審,為了精簡此項工作,蔡先生在楊主任委員的指示下,將三個甄審委員會合併成為一個,甄審委員的組成分別由主任委員派任及員工自由選任,讓整體作業更行順暢。 加強考核 提升服務品質 輔導會對提升服務品質、增進工作效能,向極重視,蔡先生不禁憶起一段往事:楊主任委員德智多次喬裝榮民微服出巡,到榮家、榮(總)院、榮服處等所屬機構視導,實際了解服務榮民現況,考核各單位實況,並辦理獎懲。輔導會秘書室並在楊主任委員的指導下
,將各項服務項目納入考評,頒布 考核計畫,其中一項就是推行電話接聽禮貌活動,要求標準是:電話鈴響不得超過三聲還無人接聽,各業管單位負責測試所屬機構員工是否合乎規 定。87年,行政院開始推動服務品質獎評選,輔導會開始推薦所屬機構參加,每年先會內評選,選出數個績優單位參與,讓行政院專家學者來評鑑;蔡先生與有榮焉的說:「我記得從87到91年,我們每年都得獎,獲頒整體獎項有四個單位、個別獎項也有三個單位。」這樣的績效,對增進所屬機構服務品質及提升全會績效有很大的正面激勵作用。
迎合時代潮流 公文傳送電子化 隨著電子化時代的來臨,輔導會亦開始公文電子化提升行政效率。剛開始為了避免資料傳送有所遺漏,會本部各單位所有資料都送到秘書室統一發送,後來電腦愈形普遍,全會公文製作全面電子化,公文傳送也更為順暢,節省許多傳遞時間及紙張,以及利用會本部網路對各單位會議資料彙整、簡報、專題(業務)報告編纂提供便捷性。 輔導會全面e化不只有助會務推展,對外更有利於與民溝通。如設置主任委員民意電子信箱,全國民眾對本會施政有任何意見或建議,可利用此信箱表達,本會有專責人員處理、回復及相互意見溝通。不只如此,當時的楊主任委員亭雲,看到戶政機關的電子化窗口對服務民眾著實便利,指示蔡先生研究建立
「電子化單一窗口」,方便榮民資料查詢,證件、獎助學金申請等,包括榮民證、遺眷證……等共約14項證件,可以在電子化窗口辦理,頗為方便。 辦理法規彙編 促進依法行政 蔡先生為便利同仁瞭解法規修正情形及正確引用法規條文,每月都會針對會內新頒或修正的法規、政府新頒與輔導會相關的法規,特別要求編輯公報發行。所有內容也都親自審查,對同仁依法行政發揮了很大的功效。除了公報,蔡先生更將政令和法令,彙編在輔導工作紀要裡,另編輯一本「政令之部」,將過去數十年頒布未失效的命令彙編成冊,使同仁對法規的來龍去脈有清晰的認識。 貫徹執行認養遺孤德政 過去,楊主任委員德智常被暱稱「楊班長」,由此可見楊主任委員平易近人,視民
猶親的精神,以及輔導會同仁對他的親切感;蔡先生就曾親見楊主任委員兼容並蓄的行事作風,甚為感佩。他回憶:楊主任委員經常到所屬機構去視導,為榮民解決生活的困難,不只如此,仁厚的楊主任委員更大力推動認養遺孤活動,希望妥善照顧孤苦的榮民後代,蔡先生深受感動,也認養了一位遺孤,至今仍持續提供生活上的資助,未曾間歇。由於蔡先生法學素養深厚、經驗又豐富,在楊主任委員的心目中,蔡先生不只是一個優秀的得力助手,更是一個相當專業的法學專家,有獨特的法律見解,原就重視法律的楊主任委員,每每批閱一件案子,都會垂詢蔡先生的意見
,做為裁決參考,獲得楊主任委員這樣的倚重,使他深感責任重大與莫大的榮幸。 對輔導會的期許與祝福 蔡先生在輔導會服務逾五年時間,任內所追隨的主任委員都對榮民照護倍至,這點讓他感到十分敬佩,也期許輔導會能將這些好的傳統精神持續下去。以認養遺孤為例,每月3千元的捐助對輔導會同仁而言或許不算什麼,但對榮民遺孤卻有很大的幫助。蔡先生語重心長的說:「輔導會成立的目的是為了照顧榮民,輔導會的優良傳統,必須一代一代的接棒承續,未來更能精益求精,持續為榮民提供最好的服務」。